Kezdjük talán az elején mi is ez az ÜSZR?

Az ÜSZR egy szoftver, amely ügykezeléssel, ügyfelekkel kapcsolatos, mindenre kiterjedő adatainak és folyamatainak leírását foglalja rendszerbe. Tárolja az ügyfelekkel kapcsolatos összes információt és eseményt, nyomon követi az ügyfeleket, az ügyeiket feldolgozó munkatársakat és a teljes ügymenetet. A teljes ügymenetet naplózza, melyeket később vissza is lehet keresni.
Az alap személyügyi adatokat a KGIR rendszerből nyeri. Azok az adatok, amelyek a KGIR személyügyi részében rögzítésre kerültek, rögtön megjelennek az ÜSZR-ben is, így aktuális információt szolgáltat. Feladata a katonai igazgatási feladatrendszerrel, azon belül az önkéntes tartalékos katonákkal és munkáltatóikkal történő kapcsolattartás ügyintézői munkafolyamatainak támogatása. Tulajdonképpen elektronikus ügyintézést tesz lehetővé a felhasználókkal anélkül, hogy személyesen bemennének az ügyfélszolgálatra.

Legegyszerűbben egy banki ügyintézési felülethez lehetne hasonlítani, amikor valaki az otthonában belép a számítógépen keresztül egy adott bank ügyintézői felületére és ott ügyet indít, például mondjuk az adataiban történt változást, szeretné felvinni a felületre. Így nem kell befáradnia az ügyfélszolgálatra, nem kell sorban állnia, nem kell hivatalos levelet írnia, hanem ezt otthonában, kényelmesen a számítógép előtt ülve saját maga megteheti. Ilyen például egy lakcím vagy telefonszám változás bejelentése, de akár segítséget is tud tőlünk kérni.

Milyen feladatokkal kapcsolódik az ÜSZR a hadkiegészítési szakterülethez?

Az önkéntes tartalékosok tényleges szolgálatra történő behívásával kapcsolatos munkafolyamatot és feladatokat egyszerűbbé teszi és megkönnyíti számunkra. Már a behívásra történő tervezésnél is nagy segítséget jelent a munkánk során. Az alaprendszert 2014-ben kapta meg a parancsnokság, hogy hadkiegészítési szempontokat figyelembe véve nézzük meg, milyen feladatokra tudnánk használni. Ezután a szakterületen dolgozó vezetőkkel, munkatársakkal összeírtuk, hogy mire szeretnénk használni, majd átadtunk a fejlesztőknek egy listát, amelyen szerepeltek mindazon feladatok és folyamatok, amelyek ezen a szakterületen előfordulnak. Ezt a fejlesztők beépítették az ÜSZR-be, majd 2014 szeptemberétől kezdődően, naponta teszteltük a működését.
Említette, hogy a rendszer támogatja és segíti behívást és a behívásra történő tervezést, ez pontosan milyen feladatokat jelent?

Gyakran előfordul például, hogy az önkéntes tartalékos külföldre utazik, melyet nem jelent be előre, mi pedig betervezzük őt tényleges szolgálatra, pont arra az időszakra, amikor ő éppen külföldön tartózkodik. Kiküldjük a behívóparancsot, amelynek nem tesz eleget, ennek pedig súlyos következményei lehetnek. Ebben az esetben az ÜSZR kezelői felületére bejelentkezve az önkéntes tartalékos be tudja írni azt az időszakot, amikor külföldre távozik, így abban az időszakban őt nem tervezzük behívni szolgálatteljesítésre. Ez jelentősen megkönnyíti munkánkat, hiszen nem fogjuk keresni őt, látjuk a rendszerben, hogy külföldön tartózkodik, ezért már a tervezésnél tudjuk, hogy nem kell őt behívni, nem küldjük ki részére hivatalos úton a behívóparancsot.

A behívás tervezéssel kapcsolatos feladatoknál könnyebbséget jelent, hogy az ÜSZR-en keresztül tudjuk tartani a Magyar Honvédség katonai szervezeteivel a kapcsolatot, sőt az alakulat a saját önkéntes tartalékos állományának behívását maga tudja megtervezni, erről üzenetben az ÜSZR-en keresztül értesíti az önkéntes tartalékost, aki azonnal tud reagálni. Az ÜSZR tehát megkezdte működését, én a behívással és a behívás tervezéssel kapcsolatos szakmai működésének felügyeletét látom el.

A behívóparancsot ki kell küldeniük postai úton?

A behívóparancsot a behívás előtt legalább 30 nappal kell kiküldeni a tartalékos részére postai úton, ezt most pluszban megtesszük ÜSZR-en keresztül is elektronikus formában, hiszen ez még nem számít hivatalos kézbesítési formának. Már a behívás tervezésekor az ÜSZR-en keresztül küldünk egy üzenetet a tartalékos részére, amelyben tájékoztatjuk, hogy mikor és hová tervezzük őt behívni, amelyre a tartalékos azonnal tud válaszolni.

Nagy előrelépés, hogy akár több száz önkéntes tartalékost egy gombnyomással az ÜSZR-en keresztül be tudunk hívni. Nem tudom elégszer hangsúlyozni, hogy ez mekkora könnyebbséget jelent annak a szakembernek, aki a behívásokkal foglalkozik.

Azoknak az önkéntes tartalékosoknak, akik nem behívhatóak, mert valamilyen indok alapján kérték tényleges szolgálatuk elhalasztását és ezt az MH HKNYP parancsnoka engedélyezte, nem küldünk ki sem postai úton, sem ÜSZR-en keresztül behívó parancsot.
Melyek még az ÜSZR bevezetésének előnyei?

Az ÜSZR bevezetésének egyik előnye, hogy a mobiltelefonokra sms érkezik, ha az önkéntes tartalékos üzenetet kap a rendszerben, így arról is értesül, hogy például mikor és hová kell bevonulnia.

Ezen a területen is megfigyelhető a generációs különbség, hiszen az idősebbeket nehezebb rávenni, hogy használják a számítógépet és elektronikusan intézzék ügyeiket, míg a fiatalabbak szinte már elektronikusan élik az életüket.

Milyen technikai feltételekkel kell rendelkezzen a felhasználó, hogy használni tudja az ÜSZR-t?

Számítógépre, internet böngészőre, és alapszintű felhasználói számítógép-kezelői ismeretre van szükség. Gyakorlatilag minden önkéntes tartalékos egyszerűen tudja kezelni az ÜSZR felületet, aki rendelkezik már felhasználói névvel és jelszóval. Ez egy internetes felület, ahová minden felhasználó be tud lépni a saját felhasználó nevével és jelszavával, belépve látja saját felületét, adatait.
Az internet böngésző címsorába a https://www.ugyfelszolgalat.mil.hu címet kell beírni. A portálon keresztül lehetőség van továbbá az ügyfélszolgálat számára elektronikus levél küldésére is az ugyfelszolgalat@mil.hu e-mail címre.

Kaptak tájékoztatást az ÜSZR bevezetéséről az önkéntes tartalékosok?

2015 február eleje óta működik a rendszer. A HM Védelemgazdasági Hivatal és a HM Elektronikai, Logisztikai és Vagyonkezelő Zrt. munkatársai készítették el a tájékoztatókat és a felhasználó neveket, majd kiküldték közel 6000 felhasználó részére, nemcsak az önkéntes tartalékosok részére, hanem a munkáltatóik részére is. Célunk, hogy a munkáltatókkal is folyamatosan tartsuk a kapcsolatot és bevonjuk őket a rendszer által biztosított folyamatokba.

Sajnos eddig nem túl sok visszajelzést kaptunk ÜSZR-en keresztül, még hozzá kell szokni mindegyiküknek a rendszer használatához.

Egy kicsit részletesen el tudná magyarázni, hogy az önkéntes tartalékos a saját felületére belépve mit kell, hogy lásson, például egy tényleges szolgálatra történő behívás esetén?
Mennyire egyszerű az önkéntes tartalékos felület kezelése?

Az önkéntes tartalékos tájékoztatató levélben megkapta a felhasználói nevét és jelszavát, melyet a belépést követően meg tud változtatni. Akinek ez nem áll rendelkezésére a telefonos ügyfélszolgálatnál segítséget kaphat.

A felületen keresztül az önkéntes tartalékos a saját maga által indított ügyeket és a részére küldött üzeneteket is meg tudja nézni, vissza tudja keresni és módosításokat is tud kezdeményezni.

A behívás első lépése a tervezés, amikor betervezzük az önkéntes tartalékost tényleges szolgálatteljesítésre. Ekkor küldünk neki ÜSZR-en keresztül egy tájékoztató üzenetet.  A következő lépés, melyet meg kell tenni a felhasználónak, vagyis az önkéntes tartalékosnak, hogy a „Halasztási kérelem” és a „Tudomásulvétel” gombok használatával vissza kell jeleznie, hogy tudomásul veszi, hogy az alakulat tényleges szolgálatteljesítésre betervezte az adott időszakban. Ha valamilyen indok alapján nem megfelelő a bevonulás időpontja, akkor azt meg kell indokolnia. Lehetősége van ide csatolni a kérelme alátámasztására szolgáló dokumentumokat, igazolásokat is, így kérheti szolgálati idejének elhalasztását, ezt válasz üzenetben elküldi részünkre, majd a „Küldés és mentés” gombbal el kell menteni, minden esetben.
Fontos, hogy a felhasználó használja ezeket a gombokat, hiszen ezáltal igazolja vissza az MH HKNYP részére, hogy tudomásul vette a feladatot és végrehajtja!
Meg kell említeni, hogy a munkáltatók ugyanígy tudják használni az ÜSZR-t, mint ahogy a tartalékosok. Korábban említettem, hogy a munkáltatók is kaptak tájékoztató levelet, melyben részükre is megküldésre került a felhasználó nevük. Ezáltal lehetőséget biztosítunk nekik is, hogy az ÜSZR-en keresztül úgymond beleszóljanak az önkéntes tartalékos munkavállalóik tényleges szolgálatteljesítésébe, ilyen módon kérhetik munkavállalójuk tényleges szolgálatteljesítésének elhalasztását, vagy átütemezését. Természetesen csak abban az esetben, ha nem mondtak le erről a jogukról.

Talán korai még feltenni a kérdést, de azért én mégis kíváncsi vagyok rá, hogy melyek a tapasztalatok az ÜSZR eddigi használata során?

Ilyen rövid idő alatt is vannak már tapasztalataink, hiszen az idei év júliusára tényleges szolgálatteljesítésre tervezett önkéntes tartalékosokat már az ÜSZR-en keresztül hívtuk be tényleges szolgálatteljesítésre. Mint minden újonnan bevezetésre kerülő rendszernél, így az ÜSZR esetében is úgy tűnik, még meg kell szokni a felhasználóknak, hogy elektronikusan is tudnak ügyet intézni, mert nem túl aktívak a visszajelzésekkel kapcsolatban.

A behívás tervezéssel és behívással kapcsolatban nekünk, szakembereknek az ÜSZR nagyon megkönnyíti és leegyszerűsíti a munkát, hiszen egyszerre akár több száz önkéntes tartalékos irányába tudunk ügyet indítani és a folyamatokat nyomon követni, befolyásolni. Meg kell említenem az ÜSZR telefonos ügyfélszolgálati, kapcsolattartási rendszerét is, az úgynevezett call center-t, ahol szakavatott munkatársak segítik az ügyintézést.
A telefonos ügyfélszolgálat elérhetősége: +36-1/236-2400.
Ez pontosan azt jelenti, hogy az önkéntes tartalékos és a munkáltató által megadott telefonos elérhetőségen - amely szerepel a KGIR-ban és ezáltal az ÜSZR-ben is - a call centerben dolgozó munkatársak és az ügyfelek (tartalékosok és a munkáltatóik) között közvetlen telefonos kapcsolat jöhet létre Ez azért is fontos, mert visszajelzést kaphatunk arról, hogy a telefonos elérhetőség létezik és helyesen szerepel a rendszerben. Nem utolsósorban pedig az önkéntes tartalékosnak és munkáltatóiknak segíteni is tudnak a munkatársak a call centeren keresztül, ha problémájuk adódik a rendszer használata közben.

A szakterületnek melyek a jövőbeli tervei az ÜSZR fejlesztésével kapcsolatban?

Az ÜSZR behívással kapcsolatos része működik, melyet bővíteni szeretnénk különböző nyomtatványokkal, ezen dolgozunk jelenleg. Szeretnénk, ha a munkáltatókkal is folyamatos lenne a kapcsolattartás, hiszen a munkáltatókat a Magyar Honvédség kompenzálja a munkavállaló tartalékos szolgálata idejére. A munkáltatói kompenzációval kapcsolatos adatváltozások bejelentése és folyamatos pontosítása rendkívül fontos, ezért is célunk, hogy aktív felhasználói legyenek a munkáltatók is az ÜSZR-nek. További célunk, hogy az önkéntes tartalékosok beosztásba történő helyezése, úgynevezett kiírása is ÜSZR-en keresztül működjön.
Az Ügyfélszolgálati Rendszer egyik működő szegmensét és annak széleskörű felhasználhatóságát mutattuk be, reménykedve, hogy egyre többen és aktívan fogják használni a jövőben. Minden rendszer használata kezdetben nehézkesen indul, de aztán nagyon gyorsan és hamar meg lehet szokni, mert hát ki szeret órákon át sorban állni, vagy többször hivatalos levelet írni, azután a postán ismét sorban állni.
Itt a megoldás már a Magyar Honvédség is nyitott az elektronikus ügyintézésre, mellyel egyszerűbbé válik az ügyintézés, legyen az akár a behívóparancs kézbesítése…

Fotó: a szerző felvételei